C’est difficile lorsqu’un client rate un paiement, surtout lorsqu’il s’agit d’un paiement auquel vous avez appris à faire confiance. Comment pouvez-vous les convaincre d’effectuer un paiement ? Commencez par ces quatre étapes ci-dessous et rappelez-vous qu’entretenir la relation avec votre client est de la plus haute importance. Favoriser une communication ouverte avec vos clients peut vous faire économiser de lourds frais juridiques et des dates d’audience à la fin.
Envoyer une lettre formelle de recouvrement de créances
Il peut arriver qu’un appel pour rappeler à un client une facture en souffrance ou pour proposer un plan de paiement au lieu d’accumuler des intérêts ou des frais de retard ne reçoive aucune réponse. Pour confronter les mauvais payeurs, il sera temps de rédiger et d’envoyer une lettre de relance.L’objectif d’une lettre de recouvrement de créances est double : vous souhaitez recouvrer l’argent qui vous est dû et vous souhaitez établir la preuve que vous avez utilisé un bon protocole pour contacter le client au sujet du montant en souffrance au cas où vous décideriez d’intenter une action en justice. Envoyez toujours les lettres de poursuite par courrier recommandé avec accusé de réception. Cela vous permettra de prouver que vos lettres ont été reçues.Votre première lettre de recouvrement de créances doit inclure les détails de la facture et résumer vos précédentes tentatives de communication avec le client.
Renvoyer les factures et suivi
Avant de facturer votre client, ayez un accord établi décrivant quand et comment vous devriez être payé pour votre travail. Il est préférable de le rendre aussi simple que possible pour le client. S’ils peuvent vous payer en cliquant simplement sur un bouton ou en répondant à un e-mail, il y a de meilleures chances que vous soyez payé plus rapidement. Cela évite les mauvais payeurs. Si vous n’êtes pas payé ou si vous n’avez pas reçu de réponse à votre facture, renvoyez la facture en guise de rappel.La facture leur rappelle le solde impayé et, comme elle est automatisée, il ne semble pas que vous armiez personnellement le client. Si vous avez envoyé des rappels de facture et qu’ils n’ont toujours pas payé, faites un suivi avec un e-mail poli et professionnel.
Contacter le client
La prochaine étape consiste à prendre contact avec le client. Parfois, un simple coup de fil ou un renvoi de la facture suffit à sécuriser le paiement. Si cela ne fonctionne pas, expliquez courtoisement les conséquences du non-paiement pour votre entreprise particulière, qu’il s’agisse d’interrompre leur service ou de signaler leur défaut de paiement à un organisme de notation. Selon la situation, vous pourriez également envisager de proposer d’accepter le paiement en plusieurs versements pour vous assurer de pouvoir recouvrer la dette et d’augmenter les flux de trésorerie à court terme. Si le travail avec les recouvrements n’a pas fonctionné et que les factures impayées persistent, il est temps d’intenter une action en justice. Vous avez le choix entre le tribunal des petites créances ou le tribunal civil. La Cour des petites créances vous fait gagner du temps, de l’argent et résout rapidement votre problème dans la même journée. Avec un tribunal civil, vous devrez engager un avocat, et l’affaire s’étend généralement sur une série de jours, ce qui finit par accumuler des frais juridiques et judiciaires.