Bien présentables, vêtues de beaux habits et d’une allure très classe, les hôtesses d’accueil sont incontournables des événements professionnels. Elles se tiennent souvent près de la porte d’entrée de la salle ou du stand pour accueillir les clients et les visiteurs. Il s’agit d’un service à part sur le compte de l’entreprise, mais dont l’avantage semble non négligeable. Faire appel à des hôtesses événementielles est une pratique courante, un sujet que nous allons justement développer dans ce dossier.
Témoigner son professionnalisme
Les hôtesses font partie des premières figures esthétiques qui vont susciter l’attention de tous ceux qui vont fréquenter les lieux lors d’une cérémonie d’entreprise. La qualité de l’accueil donne déjà le ton du service promis à l’intérieur, ce qui démontre en même temps un certain sens de professionnalisme venant de l’organisateur. Une agence d’hotesse d accueil en musée propose par exemple une équipe d’hôtesses qualifiées pour la gestion du public, de l’entrée, des billets, de la disposition des sièges et des services spécifiques. Cela démontre également l’importance et l’envergure de l’événement, sachant qu’embaucher des personnes externes pour l’accueil constitue un investissement en sus pour les entreprises. La prise en charge de la réception permet entre autres aux organisateurs de se centrer sur les préoccupations liées à l’événement.
Attirer les visiteurs
Les hôtesses événementielles suivent un standard vestimentaire strict pour chaque cérémonie. Il est indispensable d’afficher un look impeccable et aussi d’avoir une grande diplomatie dans la façon de s’adresser aux visiteurs. Mais ce qui est certain, c’est que le fait de voir de jolies dames souriantes à l’entrée d’un stand, d’une foire ou d’une salle peut déjà captiver de nombreux visiteurs. Rien qu’un « Bonjour messieurs-dames » est capable d’inviter indirectement les passants à découvrir un peu plus le service proposé à l’intérieur. Cette stratégie de communication compte énormément, notamment lors d’une cérémonie où l’on tient à réunir de nouveaux prospects.
Améliorer le service
Pour un grand événement professionnel, l’invitation s’adresse souvent à de nombreuses personnes, incluant des personnalités publiques, des représentants de l’État et de grands entrepreneurs. En tout cas, ce n’est pas le moment de négliger la qualité du service. Les hôtesses peuvent alors être formées en fonction du planning de l’événement, depuis l’entrée jusqu’aux remises de distinctions spécifiques. Il ne devrait y avoir aucune attente prolongée à l’entrée ni une foule d’invités attendant la vérification des billets. La fluidité de la réception peut donc être assurée par les réceptionnistes.
Alléger l’équipe en interne
Nombreuses sont les entreprises qui confient l’accueil lors d’événements professionnels à des équipes en interne. Ce n’est pas forcément une bonne idée, à moins d’avoir un grand nombre de salariés. Autant confier le service à des hôtesses professionnelles afin d’alléger les personnels qui doivent encore se charger de l’événement. La présence des salariés n’est nécessaire que lorsqu’il faut présenter des services, des offres ou des produits. Pour les missions d’accueil classiques et la présentation d’informations basiques sur l’entreprise, les hôtesses peuvent s’en charger. Dès l’établissement du contrat, l’organisateur se doit d’informer l’agence des données à retenir afin de constituer une bonne connaissance pour les questionnaires possibles lors de la cérémonie.