Dans une entreprise, il y a plusieurs actions qui doivent être enregistrées. La commande en fait partie. Cela contribue au bon fonctionnement de l’entreprise. Il y a différentes manières d’enregistrer une commande. L’un comme l’autre nécessite d’utilisation de support adapté.
Les raisons d’enregistrer une commande
Dans une entreprise, la vente de produit se déroule par étape. Ceci afin d’assurer une bonne gestion. La commande tient une place importante dans un processus de vente. C’est pourquoi, on utilise un bon de commande. Ce dernier fait office de contrat et comporte plusieurs informations concernant la vente. L’entente établie entre le client et le vendeur est contenue dans le bon de commande. La vente d’un produit impact directement sur le stock restant. Ici encore, le bon de commande entre en jeu en permettant de réserver la quantité de produits destinée au client. Grâce au bon de commande, il est plus simple de vérifier la commande tout au long du processus de vente. Cela inclut également la livraison.
La commande est enregistrée afin de garder trace des opérations. Cet historique comporte toutes les informations pouvant être nécessaires en cas de litige. En effet, le bon de commande utilisé pour l’enregistrement de la vente est considéré comme un justificatif. Ainsi, elle permet de vérifier si le produit livré est conforme à la commande du client ou non. Si les informations sont exactes, l’entreprise peut refuser le retour d’un produit. Dans ce processus de vente, la commande est suivie par d’autres actions. A savoir, la livraison ainsi que l’élaboration de la facture. Pour matérialiser la commande, les entreprises ont recours aux bons de commande. Ces derniers peuvent être numériques ou manuscrits. Lorsqu’il est sous forme de papier, le bon de commande fait partie des documents administratifs.
Les moyens utilisés pour enregistrer une commande
Une entreprise peut procéder de différentes manières pour enregistrer une commande. La première se fait sous forme de papier grâce aux bons de commande. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser des carnets de commandes. Ces derniers contiennent des pages permettant d’enregistrer des commandes. Ces pages contiennent, de ce fait, plusieurs indications. Par exemple, une zone sur laquelle il faut indiquer les données sur le client et sur le produit commandé. Lorsqu’on utilise des bons de commande en papier, ils sont présentés sous forme de liasse autocopiante. Ceci afin de permettre au client comme à l’entreprise d’avoir un exemplaire du même document.
Pour faire bonne impression auprès des clients, les entreprises doivent recourir à des fournitures de qualité. Cela permet également d’assurer la clarté des informations qui y sont inscrites. Il existe également des bons de commande sous format numérique. Lorsqu’on utilise ce genre d’outil, il est souvent nécessaire de disposer d’une imprimante. Sans cela, il n’est pas possible de fournir un exemplaire au client. Malgré la digitalisation au sein des entreprises, beaucoup d’entre eux décident encore d’utiliser des bons de commande en papier. En effet, ces derniers sont plus simples à remplir. De plus, leur utilisation réduit de manière considérable la consommation d’encre pour l’imprimante. Les bons de commande en papier peuvent également être personnalisés. Pour cela, il est nécessaire de se rapprocher d’une imprimerie spécialisée dans la réalisation de ce genre de document.